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Beiträge > Unkosten / Spesen

Begriff

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3001 (1/19): Unkosten sind Auslagen, die den Arbeitnehmenden bei der Ausführung ihrer Arbeiten entstehen. Entschädigungen der Arbeitgebenden dafür gehören nicht zum massgebenden Lohn (Art. 9 Abs. 1 AHVV).

 

3002 (1/19): Unkosten erwachsen zusätzlich zu den üblichen Lebenshaltungskosten, welche in gleicher oder ähnlicher Weise auch ohne Erwerbstätigkeit anfallen. Auslagen für die private Lebenshaltung der Arbeitnehmenden sind nicht beruflich veranlasst und haben deshalb keinen Unkostencharakter.

 

3003 (1/19): Zu den Unkosten gehören namentlich:

  • Reisekosten (Fahrt-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten), nicht aber Auslagen der Arbeitnehmenden für die Fahrt vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort (Art. 9 Abs. 2 AHVV, s. auch Rz 3006 f.);
  • Repräsentationskosten und Auslagen für die Kundinnen- bzw. Kundenbewirtung;
  • Auslagen für Arbeitsmaterial und für Berufskleider;
  • Kosten für die Benützung von Räumlichkeiten, soweit diese der Erwerbstätigkeit dienen;
  • Umzugsentschädigungen bei beruflich bedingtem Wohnungswechsel der Arbeitnehmenden (für Entschädigungen für Wohnsitzwechsel s. Rz 2002);
  • berufliche Aus- und Weiterbildungskosten (Kurs- und Examenskosten sowie Kosten für Lehrmaterial und Bücher usw.), die eng mit der beruflichen Tätigkeit der Arbeitnehmenden verbunden sind.

3004 (1/19): Von den Arbeitgebenden abgegebene Uniformen und Dienstkleider sowie an deren Stelle gewährte Geldleistungen sind wie Unkosten zu behandeln.

 

3005 (1/19): Dagegen gehört der Wert der von den Arbeitgebenden unentgeltlich abgegebenen Zivilkleider zum massgebenden Lohn.

 

3006 (1/19): Keine Unkostenentschädigungen sind:

  • regelmässige Entschädigungen für die Fahrt der Arbeitnehmenden vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort;
  • regelmässige Entschädigungen für die übliche Verpflegung am Wohnort oder am gewöhnlichen Arbeitsort

3007 (1/19): Solche Weg- und Verpflegungsentschädigungen gehören zum massgebenden Lohn (Art. 9 Abs. 2 AHVV); es sei denn,

  • die Entschädigung für den Arbeitsweg bestehe in der Abgabe eines Generalabonnements oder eines regionalen Verbundabonnements für den öffentlichen Verkehr bzw. einem Beitrag an ein solches, sofern jemand während einem Jahr an rund 40 Tagen Dienstfahrten unternimmt. Halbtax-Abonnemente gehören hingegen nicht zum massgebenden Lohn;
  • die Entschädigung für die übliche Verpflegung sei bloss geringfügig, werde nicht bar ausgerichtet und deren Wert lasse sich nur mit unverhältnismässigem administrativem Aufwand bestimmen. Übersteigt der Wert bzw. die Verbilligung von Lunch-Checks und anderen Restaurantgutschei-nen Fr. 180.– pro Monat, so gilt der darüber liegende Betrag jedoch in jedem Fall als massgebender Lohn. 

3008 (1/19): Entschädigungen für angemessene Wohnkosten von Expatriates können bei nachgewiesener Beibehaltung einer ständigen Wohnung im Ausland bzw. in der Schweiz währed längstens einem Jahr anerkannt werden.

Ermittlung

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3009 (1/19): Unkostenentschädigungen sind bei der Festsetzung des massgebenden Lohnes auszuscheiden. Dabei sind folgende Regeln zu beachten:

 

3010 (1/19): Unkosten sind grundsätzlich in ihrer tatsächlichen Höhe zu berücksichtigen.Die Arbeitgebenden und/oder die Arbeitnehmenden haben die Unkosten nachzuweisen.

 

3011 (1/19): Die Anerkennung von Unkosten durch die Steuerbehörden ist für die Ausgleichskassen nicht verbindlich. Rechnen die Arbeitgebenden die Unkosten jedoch unter Einhaltung der steuerlichen Vorgaben nach Belegen oder in Form von Einzelfallpauschalen ab, so dass diese im Lohnausweis für die Steuererklärung betragsmässig nicht deklariert werden müssen (s. Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises sowie Rz 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung, herausgegeben von der Schweizerischen Steuerkonferenz und der Eidgenössischen Steuerverwaltung), können diese auch von den Ausgleichskassen übernommen werden.

 

3012 (1/19): Haben die Steuerbehörden ein Spesenreglement genehmigt, sollen die Ausgleichskassen diesen Entscheid übernehmen, sofern dies im Rahmen des AHV-Rechts zulässig ist oder die ggenehmigten Spesen nicht offensichtlich übersetzt sind.

 

3013 (1/19): Ist es nicht möglich, die effektiven Unkosten zu belegen und liegt kein von der zuständigen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement vor, ist der Pauschalbetrag, der im Lohnausweis für die Steuererklärung angegeben ist (s. Ziffer 13.2 des Lohnausweises sowie Rz 53 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung, herausgegeben von der Schweizerischen Steuerkonferenz und der Eidgenössischen Steuerverwaltung), als Unkostenersatz zu berücksichtigen, sofern dieser nicht offensichtlich übersetzt ist. Mit solchen pauschalen Unkostenvergütungen können namentlich Auto-, Repräsentations-, Klein- oder andere Auslagen abgegolten werden.

 

3014 (1/19): Die Pauschalbeträge müssen den effektiven Unkosten zumindest gesamthaft gesehen entsprechen, d.h. sie müssen mit den im Einzelfall tatsächlich gegebenen Verhältnissen im Einklang stehen. Dabei ist aufgrund der Gegebenheiten in der konkreten Situation zu entscheiden. Die Pauschalen

können beispielsweise anlässlich einer Arbeitgeberkontrolle festgelegt werden.

 

3015 (1/19): Erscheinen die als Unkostenentschädigungen bezeichneten Auszahlungen der Arbeitgebenden als übersetzt, so hat die Ausgleichskasse zu prüfen, ob sie den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen. Andernfalls ist aufzurechnen.

 

3016 (1/19): Existiert kein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement und rechnen die Arbeitgebenden die Unkosten gegenüber den Steuerbehörden weder nach Belegen oder in Form von Einzelfallpauschalen (s. Rz 3011) noch mit Pauschalbeträgen (s. Rz 3013) ab, steht aber fest, dass Unkosten entstanden sind und ist deren strikter Nachweis nicht möglich, sind die Unkosten von der Ausgleichskasse zu schätzen.

Besondere Vorschriften

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3017 (1/19): In Bezug auf Arbeitnehmende von Temporärfirmen sind Globallösungen, die das gesamte Personal der Ausleihfirma betreffen, unzulässig. Pauschale Unkostenvergütungen sind nur statthaft für bestimmte Arbeitnehmende bzw. Berufsgruppen, die ausserhalb des Einsatzbetriebes arbeiten (z.B. Bauarbeiter). Auch in diesen Fällen haben die Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden die Existenz und den Umfang der pauschal vergüteten Unkosten nachzuweisen. Für temporäres Personal, das im Einsatzbetrieb arbeitet, fallen grundsätzlich keine Unkosten an.

 

3018 (1/19): Eine Besonderheit hinsichtlich der Anrechnung von Unkosten gilt wie im Bundessteuerrecht für DJ’s, Musikerinnen und Musiker, Künstlerinnen und Künstler sowie Artistinnen und Artisten ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz (s. Rz 4063.1).

 

3019 (1/19): Bei Arbeitnehmenden von nicht beitragspflichtigen Arbeitgebenden, deren Arbeitgebende dem Quellenbezug nicht zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 AHVG), können vom rohen Einkommen sämtliche Unkosten abgezogen werden. Art. 9 AHVV ist nicht anwendbar.

Beiträge an politische Parteien gelten nicht als abzugsfähige Unkosten

Urteil 9C_641/2017 vom 16.10.2018 (Volltext)

 

Art. 53 Abs. 2 ATSG; Art. 7 Bst. i und 9 AHVV: Wiedererwägung, Einkommen von Behördenmitgliedern, Unkosten, Qualifizierung Parteibeträge. 


Abzugsfähig sind nur die effektiven Unkosten (Erw. 8.1 – 8.3); Beiträge an politische Parteien (Parteisteuern) gehören nicht dazu (Erw. 9.1).  

 

AHV-Beitragsrecht: Auswahl des BSV Nr. 67