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Gesetzliche Bestimmungen

Aktenführung

Art. 46 ATSG

 

Für jedes Sozialversicherungsverfahren sind alle Unterlagen, die massgeblich sein können, vom Versicherungsträger systematisch zu erfassen. 

Art. 8 ATSV (in Kraft per 01.09.2019)


1 Die Akten müssen systematisch und chronologisch geordnet geführt werden.


2 Es ist ein vollständiges Aktenverzeichnis zu führen, das klare und eindeutige Hinweise auf den Inhalt der einzelnen Unterlagen liefert.

Erläuterungen zur Aktenführung gemäss Art. 8 ATSV

(Erläuterungen)

 

Abs. 1: Die systematische und korrekte Aktenführung ist einerseits wesentliches Element im Hinblick auf das Akteneinsichtsrecht, andererseits dient sie auch der korrekten Entscheidfindung, indem die entscheidende Behörde den Sachverhalt gestützt auf vollständige und korrekt geführte Akten feststellen und würdigen können muss.

 

In Absatz 1 ist vorgesehen, dass die Aktenführung systematisch und chronologisch erfolgen muss. Diese Grundsätze sind unbestritten und der Grundsatz der Chronologie wird von den Versicherungsträgern bereits heute eingehalten. Hingegen hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine systematische Aktenführung noch nicht durchgängig von allen Versicherungsträgern sichergestellt wird. Das Bundesgericht verlangt diesbezüglich zumindest eine durchgehende Paginierung und in der Regel auch ein Aktenverzeichnis, «welches eine chronologische Auflistung sämtlicher in einem Verfahren gemachter Eingaben zu enthalten hat. Es besteht im Detail aus einer Laufnummer, der Anzahl Seiten jedes erfassten Dokumentes, dem Eingangsdatum des Dokumentes, einer Dokumenten-ID sowie einer kurzen Beschreibung der Dokumentart oder dessen Inhalts»10 (vgl. dazu die nachfolgenden Ausführungen zu Absatz 2).

 

Abs. 2: Während Absatz 1 die Grundsätze der Aktenführung enthält, beinhaltet Absatz 2 eine Konkretisierung hinsichtlich des notwendigen Aktenverzeichnisses. Mit einer systematischen und chronologischen Aktenführung wird zwar sichergestellt, dass die Akten nach einer logischen Reihenfolge klassiert sind, sie verhilft jedoch allein noch nicht zu einer raschen, themenspezifischen Akteneinsicht.

 

In den komplexen Verfahren der verschiedenen Sozialversicherungen sind Akten oftmals sehr umfangreich und beinhalten auch Akten von anderen Versicherungsträgern bzw. Versicherern. Im Rahmen eines Verfahrens kann es durchaus vorkommen, dass Akten mehrmals eingeholt werden müssen, damit ein aktueller Stand der massgebenden Akten sichergestellt ist. Damit kommt es zu Redundanzen in den Akten. Diese sind in einer chronologischen Aktenführung nicht sofort erkennbar und erschweren ein Auffinden der massgebenden Akten. Um solche Schwierigkeiten und Unzulänglichkeiten in der Sichtung und Bearbeitung der Akten möglichst zu verhindern, sollen die Versicherungsträger ein Aktenverzeichnis führen, welches einerseits Aufschluss über die Vollständigkeit der Akten, aber insbesondere auch klare Hinweise auf den Inhalt und die Art der einzelnen Unterlagen liefert. Mit einem solchen Aktenverzeichnis wird der versicherten Person die Akteneinsicht und das Auffinden von einzelnen Unterlagen erleichtert. Es hilft aber auch den rechtsanwendenden Stellen oder den Gutachterinnen und Gutachtern, sich rascher einen gezielten Ein- und Überblick über die Aktenlage zu verschaffen.

 

Mit der heutigen Software für Geschäftsverwaltung ist es für die Versicherungsträger ohne grösseren Aufwand möglich, übersichtliche Aktenverzeichnisse zu erstellen. Die Versicherungsträger sollen deshalb in Zukunft dafür sorgen, dass (insbesondere im Hinblick auf Akteneinsichtnahmen) durch entsprechende Verzeichnisse sichergestellt ist, dass ein rasches und einfaches Zurechtfinden in den einzelnen Unterlagen möglich ist. Damit sich die Versicherungsträger an die neue Bestimmung anpassen können, wird eine Übergangsfrist vorgesehen (vgl. dazu weiter unten, zu Art. 20 Abs. 2).

Rechtsprechung in chronologischer Reihenfolge

Alle Unterlagen systematisch erfassen

Urteil 8C_370/2010 vom 07.02.2011 (Volltext)

 

5.3 Nach Art. 46 ATSG sind für jedes Sozialversicherungsverfahren alle Unterlagen, die massgeblich sein können, vom Versicherungsträger systematisch zu erfassen. Zu den zu erfassenden Akten gehören insbesondere auch der Briefverkehr zwischen dem Versicherungsträger und den im Einzelfall angefragten Auskunftspersonen und Experten (Urteil 8C_63/2009 vom 25. Januar 2010 E. 2). Sofern überwiegende Privatinteressen gewahrt bleiben, steht der versicherten Person gemäss Art. 47 Abs. 1 lit. a ATSG die Akteneinsicht für die sie betreffenden Daten zu. ...

 

5.4 Um den Sachverhalt feststellen und die Beweise frei würdigen zu können, müssen dem Gericht sämtliche Akten vorliegen, damit es entscheiden kann, welche Unterlagen für die Beurteilung des streitigen Falles wesentlich und welche nicht wesentlich sind. Es liegt demnach nicht im Belieben des Versicherungsträgers, im Beschwerdeverfahren nur jene Akten einzureichen, welche er als notwendig und für die Beurteilung des Falles entscheidend betrachtet. Andernfalls würden die in Art. 61 lit. c ATSG statuierten Verfahrensvorschriften (Untersuchungsgrundsatz, Grundsatz der freien Beweiswürdigung) ihres Gehalts entleert (Urteil 8C_620/2008 vom 5. Februar 2009 E. 2.2). Im Streitfall sind beim kantonalen Gericht und hernach beim Bundesgericht die gesamten Akten einzureichen (Urteil 8C_63/2009 vom 25. Januar 2010 E. 2; vgl. auch BGE 135 V 194 E. 3.1 S. 196).

Geordnetes Aktendossier; keine Verpflichtung für Aktenverzeichnis

Urteil 9C_788/2010 vom 03.02.2011 (Volltext)

 

Art. 46 ATSG verpflichtet die Sozialversicherungsträger indes nur (aber immerhin) zur Führung eines geordneten Aktendossiers, welches allen Beteiligten erlaubt, bei einer Akteneinsicht Klarheit über die massgeblichen Akten zu gewinnen (vgl. Kieser, ATSG-Kommentar, 2009, N 3 zu Art. 46). Die kantonale Gerichte sind weder zur Führung eines Aktenverzeichnisses noch eines Verfahrensprotokolls verpflichtet.

Chronologische Reihenfolge mit Nummerierung; Aktenverzeichnis erwünscht

Urteil 8C_319/2010 vom 15.12.2010 E. 2.2.2 (Volltext)

 

Ferner sind die Unterlagen von Beginn weg in chronologischer Reihenfolge abzulegen; bei Vorliegen eines Gesuchs um Akteneinsicht und spätestens im Zeitpunkt des Entscheids ist das Dossier zudem durchgehend zu paginieren. Sodann ist in der Regel ein Aktenverzeichnis zu erstellen (anders für die Gerichte: Urteil 5A_341/2009 vom 30. Juni 2009 E. 5.2), welches eine chronologische Auflistung sämtlicher in einem Verfahren gemachter Eingaben zu enthalten hat. Es besteht im Detail aus einer Laufnummer, der Anzahl Seiten jedes erfassten Dokumentes, dem Eingangsdatum des Dokumentes, einer Dokumenten-ID sowie einer kurzen Beschreibung der Dokumentart oder dessen Inhalts.