(Erläuterungen)

Abs. 1: Die systematische und korrekte Aktenführung ist einerseits wesentliches Element im Hinblick auf das Akteneinsichtsrecht, andererseits dient sie auch der korrekten Entscheidfindung, indem die entscheidende Behörde den Sachverhalt gestützt auf vollständige und korrekt geführte Akten feststellen und würdigen können muss.

In Absatz 1 ist vorgesehen, dass die Aktenführung systematisch und chronologisch erfolgen muss. Diese Grundsätze sind unbestritten und der Grundsatz der Chronologie wird von den Versicherungsträgern bereits heute eingehalten. Hingegen hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine systematische Aktenführung noch nicht durchgängig von allen Versicherungsträgern sichergestellt wird. Das Bundesgericht verlangt diesbezüglich zumindest eine durchgehende Paginierung und in der Regel auch ein Aktenverzeichnis, «welches eine chronologische Auflistung sämtlicher in einem Verfahren gemachter Eingaben zu enthalten hat. Es besteht im Detail aus einer Laufnummer, der Anzahl Seiten jedes erfassten Dokumentes, dem Eingangsdatum des Dokumentes, einer Dokumenten-ID sowie einer kurzen Beschreibung der Dokumentart oder dessen Inhalts»10 (vgl. dazu die nachfolgenden Ausführungen zu Absatz 2).

Abs. 2: Während Absatz 1 die Grundsätze der Aktenführung enthält, beinhaltet Absatz 2 eine Konkretisierung hinsichtlich des notwendigen Aktenverzeichnisses. Mit einer systematischen und chronologischen Aktenführung wird zwar sichergestellt, dass die Akten nach einer logischen Reihenfolge klassiert sind, sie verhilft jedoch allein noch nicht zu einer raschen, themenspezifischen Akteneinsicht.

In den komplexen Verfahren der verschiedenen Sozialversicherungen sind Akten oftmals sehr umfangreich und beinhalten auch Akten von anderen Versicherungsträgern bzw. Versicherern. Im Rahmen eines Verfahrens kann es durchaus vorkommen, dass Akten mehrmals eingeholt werden müssen, damit ein aktueller Stand der massgebenden Akten sichergestellt ist. Damit kommt es zu Redundanzen in den Akten. Diese sind in einer chronologischen Aktenführung nicht sofort erkennbar und erschweren ein Auffinden der massgebenden Akten. Um solche Schwierigkeiten und Unzulänglichkeiten in der Sichtung und Bearbeitung der Akten möglichst zu verhindern, sollen die Versicherungsträger ein Aktenverzeichnis führen, welches einerseits Aufschluss über die Vollständigkeit der Akten, aber insbesondere auch klare Hinweise auf den Inhalt und die Art der einzelnen Unterlagen liefert. Mit einem solchen Aktenverzeichnis wird der versicherten Person die Akteneinsicht und das Auffinden von einzelnen Unterlagen erleichtert. Es hilft aber auch den rechtsanwendenden Stellen oder den Gutachterinnen und Gutachtern, sich rascher einen gezielten Ein- und Überblick über die Aktenlage zu verschaffen.

Mit der heutigen Software für Geschäftsverwaltung ist es für die Versicherungsträger ohne grösseren Aufwand möglich, übersichtliche Aktenverzeichnisse zu erstellen. Die Versicherungsträger sollen deshalb in Zukunft dafür sorgen, dass (insbesondere im Hinblick auf Akteneinsichtnahmen) durch entsprechende Verzeichnisse sichergestellt ist, dass ein rasches und einfaches Zurechtfinden in den einzelnen Unterlagen möglich ist. Damit sich die Versicherungsträger an die neue Bestimmung anpassen können, wird eine Übergangsfrist vorgesehen (vgl. dazu weiter unten, zu Art. 20 Abs. 2).